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Wie schreibe ich meine Rechnungen?

10. Dez 2018

Als wichtigsten Punkt zum Thema „Rechnungen schreiben“ ist in meinen Augen das Gefühl. Da mir immer wieder zu Ohren gekommen ist, wie ungern Menschen in meinem Umfeld, Auftraggeber oder auch Freunde ihre Abrechnungen machen, weise ich explizit darauf hin, dass es unabdingbar ist diesem Thema aus dem Weg zu gehen. Meine Rechnungen erstelle ich in erster Linie mit Liebe.

Ganz simple und schnell kannst du deine Rechnungen in Excel schreiben. Dafür erstelle ein Stammdatenblatt, damit nicht jedes Mal alles neu angelegt werden muss. Bei jeder neuen Rechnung wird lediglich ein Reiter kopiert und die entsprechenden Daten angepasst. Als letzten Reiter kannst du eine Gesamtübersicht mit den einzelnen Abrechnungen anlegen, Summen sowie Zahlungseingänge festhalten, um den Überblick zu behalten.

Bei der Erstellung einer Rechnung innerhalb Deutschlands sind folgende Pflichtangaben zu machen:

  • Rechnungssteller
    • Firma bzw. vollständiger Name (bspw. bei Einzelunternehmer)
    • Adresse des Firmensitzes
  • Rechnungsempfänger
    • Vollständiger Name
    • Vollständige Adresse
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Leistungsangaben
    • Liste aller Leistungen inklusive Menge, Art und Umfang der Leistungen
    • ggf. eine detaillierte Preisübersicht (Einzel-/Gesamtpreis)
    • Leistungsdatum bzw. den Satz: „Sofern nicht anders angegeben, entspricht das Liefer-/Leistungsdatum dem Rechnungsdatum.“ (empfehle ich am Ende der Rechnung)
  • Rechnungsbetrag
    • Nettobetrag des Rechnungsentgelts
    • Angabe des Steuersatzes und der anfallenden Umsatzsteuer
    • Gesamtbetrag (Brutto)
    • Angabe von Rabatten, Boni, Gutschriften, Skonti
  • Zahlungsbedingungen
    • Zahlungsfrist
    • ggf. eine Vereinbarung zur Ratenzahlung
  • Steuernummer
    • Steuernummer (St.-Nr.) oder
    • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Ich empfehle stets die Angabe der USt-IdNr. der regulären Steuernummer vorzuziehen.

  • Als Kleinunternehmer ist in einem kurzen Abschnitt der Grund für das Fehlen des Umsatzsteuerbetrags anzugeben. Hier genügt bspw. der Satz „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“ ist beispielsweise ausreichend.

Siehe auch http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html

Bei der Erstellung einer Rechnung ins EU-Ausland ist folgendes zu beachten:

  • Übliche Pflichtangaben, wie bspw. fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Angabe des Lieferzeitpunktes etc.)
  • Lieferungen an Unternehmer in andere EU-Mitgliedsstaaten erfolgen ohne USt. (liegt im Bestimmungsland der Erwerbssteuer)
  • Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Erstellers
  • Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Empfängers
  • Hinweis: Das Finanzamt verlangt vom Ersteller, dass dieser die USt-IdNr. des Empfängers auf Richtigkeit und Gültigkeit prüft. Innerhalb weniger Minuten geht dies auf der Homepage des Bundeszentralamtes.

Bei der Erstellung einer Rechnung außerhalb der EU (Drittland) ist folgendes zu beachten:

  • Übliche Pflichtangaben, wie bspw. fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Angabe des Lieferzeitpunktes etc.)
  • Rechnungen in ein Drittland erfolgen ohne USt.
  • Prüfung, ob die Lieferung oder sonstige Leistung nach dem ausländischen Recht umsatzsteuerpflichtig ist
  • Hinweis: die ausländische Umsatzsteuer ist eine Betriebsausgabe

Die hier getätigten Angaben sind ohne Gewähr. 

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